Referentie - Launch!

Flexibel in tijd, locatie en kosten

Flexibiliteit en volledige ontzorging op gebied van kantoorautomatisering waren voor Launch! BPO redenen om over te stappen op M-files, Werkplek Online en VoIP. Dat leverde ze niet alleen tijdsbesparing op, maar vooral ook flexibiliteit in kosten.

Launch! HCM BPO Services is een gerenommeerd personeels- en salarisadministratie dienstverlener. Zij is dienstverlener voor acht toonaangevende Nederlandse bedrijven en verantwoordelijk voor meer dan 1,2 miljard aan salaris en pensioenuitbetalingen en HR dienstverlening voor ruim 67.000 mensen. Na jaren onderdeel te zijn geweest van het Spoorwegpensioenfonds is Launch! BPO verzelfstandigd. Dit bood de gelegenheid om de kantoorautomatisering geheel opnieuw te organiseren, zowel de werkplekken en het documentbeheer als de telefonische helpdesk.

Wensen vanuit Launch! BPO: • volledige ontzorging op gebied van kantoorautomatisering • mogelijkheid om vanuit huis of andere locatie te werken • efficiënter documentbeheer • flexibele telefooncentrale • één vast aanspreekpunt Ron Nooren, projectmanager en consultant: ,,We wilden compleet ontzorgd worden op gebied van kantoorautomatisering zodat wij ons kunnen richten op onze core business.  De reden om dit uit te besteden is dat wij liever geen vaste ICT-er in dienst nemen, maar flexibel willen zijn. Modernisering was ook hard nodig. Zo werkten we nog steeds met fysieke desktops, een telefooncentrale met vaste telefoons en een gedateerd documentmanagement pakket.”

Oplossingen Efficiënter documentbeheer:  M-files Het bestaande softwarepakket was verouderd en bood niet de mogelijkheid voor verdere efficiency. M-files echter wel. Alle klant mutaties worden via een workflow met het 4-ogen principe behandeld en gevalideerd. Resultaat? Snel inzicht in een klantendossier, dossiers die altijd up to date zijn en integratie met Office (zoals Outlook en Word). ,,Wij ervaren M-files als zeer gebruiksvriendelijk. Met slechts minimale training konden we er al mee werken. Het scheelt ons veel tijd en het bevalt zo goed dat we ons documentbeheer verder willen automatiseren.”

Overal kunnen werken: Werkplek Online De fysieke vaste desktops zijn vervangen door Werkplek Online. Was het voorheen lastig om vanuit huis of onderweg te werken, nu zijn de medewerkers veel flexibeler in hun werklocatie. ,,De nieuwe software en de nieuwe desktops betekenden een belangrijke verandering in onze werkwijze. Werkplek Online werkt zeer gebruiksvriendelijk en middels een app kunnen we vanaf iedere locatie eenvoudig inloggen op onze werkplek. De overgang is nagenoeg geruisloos gegaan.”

Flexibele telefooncentrale: VoIP Dagelijks komen er 200 tot 300 telefoontjes bij Launch! BPO binnen. Dit verliep via een vaste telefoonlijn waardoor er altijd iemand fysiek aanwezig moet zijn. ,,We wilden niet langer gebonden zijn aan kantoor om te bellen of gebeld te worden. Nu kunnen we, indien nodig, ook vanuit huis via de smartphone bellen. Deze mogelijkheid maakt ons een stuk flexibeler en dat werkt erg prettig.”

Waarom gekozen voor Office in a Box? ,,OIB heeft geluisterd naar onze wensen. We kregen namelijk precies wat we wilden. Geen standaardpakket, maar maatwerk. Zij investeerden bovendien veel tijd en energie in het hele proces waardoor de gehele automatisering zeer soepel en naar wens is verlopen. De oplossingen die OIB ons bood betekenen niet alleen meer efficiency en mogelijkheden tot verdere automatisering, maar ook flexibiliteit in kosten. We betalen per gebruiker en als we morgen extra werkplekken nodig hebben, hebben we die morgen ook.”