Neemt u de bewaarplicht van e-mails serieus?

Neemt u de bewaarplicht van e-mails serieus?

01 november 2016

Waar vroeger alles per post ging en bewaard werd in ordners is e-mail nu de manier om zaken te versturen.

Wat veelal vergeten wordt is dat er net als bij de papieren stukken een bewaarplicht voor e-mail geldt. Nu wordt vaak gedacht dat de e-mail altijd wel terug is te halen uit de back-ups. Maar de back-ups gaan vaak maar een beperkte tijd terug. En wat als een medewerker uw organisatie verlaat en nog snel even al zijn/haar mail verwijderd.

Uit ervaring kennen wij de situaties waarbij na jaren nog e-mail stukken bij bijvoorbeeld de belastingdienst aangeleverd moesten worden maar deze niet meer tot hun beschikking waren.

Bij zakelijke e-mails is de bewaarplicht vaak zo’n 7 jaar.

Wij als Office in a Box hebben veel applicaties getest en veel ervaring opgedaan met Mailstore. Het archief wordt volledig onderdeel van de outlook client of is benaderbaar via een webportaal. Wilt u op rechtenniveau kunnen bepalen dat bijvoorbeeld mail uit het archief nooit verwijderd kan worden of alleen na een bepaalde tijd? Dat behoort allemaal tot de mogelijkheden.

Wilt u meer weten over deze oplossing? Neemt u gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.

Meer nieuws